ขั้นตอนการเปิดบริษัท

ทำไมเราต้องเปิดบริษัท

เรื่องนี้อาจไม่เป็นปัญหาสำหรับใครหลายคนที่คิดจะทำธุรกิจขนาดกลางหรือใหญ่ เพราะท่านคงหนีไม่พ้นการเปิดบริษัท หรือท่านที่ตั้งใจจะทำธุรกิจให้ใหญ่โต ก็คงตัดสินใจไม่ยาก แต่สำหรับ SME หรือพ่อค้าแม่ขายควรจะเปิดบริษัทดีมั้ย ยังเป็นคำถามที่ค้างคาใจที่ต้องคิดกันต่อไป ผมจึงเขียนเหตุผลสำหรับการเปิดบริษัทให้ท่านพิจารณาในตัวธุรกิจของท่านเองว่าควรเปิดบริษัทหรือไม่นะครับ ซึ่งคำว่าบริษัทนี้ผมหมายถึงบริษัทเท่านั้น ไม่นับห้างหุ้นส่วนสามัญ จำกัด หรือคณะบุคคล ลองดูแต่ละเหตุผลในการเปิดบริษัทและสถานการณ์ที่น่าจะเข้ากับท่านกันนะครับ

1. เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ

ในบางธุรกิจลูกค้า คู่ค้าก็ต้องการความน่าเชื่อถือของเราก่อนจะติดต่อด้วย รวมถึงการติดต่อขอเงินกู้จากธนาคารก็จะมีเครดิตดีกว่าการทำธุรกิจในรูปแบบบุคคลธรรมดา การมีบริษัทเป็นเสมือนหนึ่งเครื่องมือในการแสดงความน่าเขื่อถือ เพราะว่าอย่างน้อยคู่ค้าเราก็คิดว่าเราคงจริงจังในการทำธุรกิจมาระดับนึงแล้ว ตอนที่ผมตั้งใจจะทำส่งออก สิ่งแรกที่ผมทำคือเปิดบริษัท เนื่องจากการทำการค้าระหว่างประเทศลูกค้าหรือคู่ค้าคงไม่อยากทำธุรกิจด้วย และในเมื่อผมตั้งใจจะทำมันจริงๆ ผมคงไม่อยากเจอเหตุการณ์ที่ว่าลูกค้ากำลังจะสั่งซื้อ ผมตอบกลับไปว่าพร้อมทุกอย่าง แต่ขอเวลาไปเปิดบริษัทแป๊บนึง รู้สึกอย่างนี้มั้ยครับ

2. เพื่อลดความเสี่ยงทางการเงิน

หากบริษัทหนึ่งมีลงทุนหนึ่งล้านบาท และกำลังจะปิดกิจการโดยมีหนี้สินอยู่สองล้านบาท เจ้าหนี้จะสามารถฟ้องเพื่อรับเงินกู้คืนเป็นจำนวนเท่าไหร่ ในตามกฏหมายบริษัทมีหน้าที่ชำระเงินได้ตามจำนวนทุนที่มีอยู่เท่านั้น นั่นหมายความว่าหากเจ้าของลงทุนแค่ล้านเดียว เจ้าหนี้สามารถทวงเงินได้เท่านั้น บริษัทคือผู้ล้มละลาย ไม่เกี่ยวกับเจ้าของ แสดงว่าการเปิดบริษัทถือว่าเป็นการจำกัดความเสี่ยงของผู้ถือหุ้นนั่นเอง เราถึงเรียกว่าบริษัทจำกัดไงครับ (แต่บางกรณีเจ้าหนี้เราอาจจะให้ผู้ถือหุ้นหรือกรรมการเซ็นต์เอกสารอีกตัวเพื่อรับผิดเกินขอบเขตของบริษัทก็มี)

3. เพื่อใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษี

ผมคิดว่าข้อนี้เป็นปัจจัยหลักที่ SME มองถึง การได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีในที่นี้หมายถึง การที่เราเสียภาษีโดยปกติ ไม่ใช่การเลี่ยงภาษีแต่อย่างใด แนวคิดคือหากท่านทำธุรกิจในนามบุคลลธรรมดา ภาษีจะคิดจากรายได้ของท่าน แล้วค่อยหักค่าใช้จ่ายหรือต้นทุน แต่หากท่านเปิดบริษัท ภาษีจะคิดจากกำไรคงเหลือหลังหักค่าใช้จ่ายของท่านแทน (สามารถอ่านรายละเอียดสิทธิประโยชน์ทางภาษีในบทความอื่นๆ ของเรา)

4. เพื่อความโปร่งใสทางการเงิน

เหตุผลนี้สืบเนื่องจากเรื่องสิทธิประโยชน์ทางภาษีเนื่องจากรัฐ ต้องการให้ประชาชนทำธุรกิจแบบโปร่งใส การทำธุรกรรมซื้อขายทุกครั้งจะต้องมีเอกสารประกอบ เพื่อให้บัญชีเป็นผู้บันทึกและจัดทำงบรวมถืงยื่นภาษีแก่สรรพากรด้วย การทำเช่นนี้นอกจากจะเกิดความโปร่งใสต่อรัฐในการยื่นภาษีแล้ว ยังโปร่งใสต่อภายในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นการจัดซื้อ การขาย หรือการบริหารสินค้าคงคลังอีกด้วย เรื่องเหล่านี้จำเป็นมากสำหรับบริษัทที่มีธุรกรรมใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ

5. เปิดบริษัทเพื่อความโปร่งใสระหว่างผู้ถือหุ้น

หลายท่านอาจจะไม่ได้เปิดบริษัทเพียงคนเดียว คืออาจจะมีหุ้นส่วนที่นำเงินมาลงทุนด้วย สมมติว่าท่านกับเพื่อนอีกสองคนรวมเงินกันทำธุรกิจ ท่านจะต้องมีเอกสารหลักฐานในการยืนยันชำระเงินเพื่อลงทุน เงินก้อนนั้นอาจจะเก็บไว้ที่บัญชีของใครคนใดคนหนึ่ง หรือทั้งสามคน หากเชื่อใจกันก็ดีไป แต่หากไม่เชื่อใจกัน ท่านจะพบกับความยากลำบากในการขอดูเงินในบัญชีที่ใช้ไป การเปิดบริษัทเป็นการทำเอกสารโดยปริยายที่จะทำให้ท่านและหุ้นส่วนต่างวางใจว่าจะไม่มีการเข้าใจผิดในเรื่องเงินลงทุน

6. เปิดบริษัทเพื่อสิทธิประโยชน์ต่างๆ ที่จะได้รับเป็นพิเศษ

ในส่วนของราชการไม่ว่าจะเป็นกระทรวงพาณิชย์ กระทรวงอุตสาหกรรม หน่วยงานส่งเสริมการลงทุน หอการค้า หรือหน่วยงานอื่นๆ มักจะให้ความสำคัญกับบริษัทมากกว่าบุคคลธรรมดา การที่ท่านไปเข้าร่วมกิจกรรมกับหน่วยงานเหล่านี้ ต้องมีบริษัทเป็นตัวยืนยัน เพื่อท่านจะได้รับสิทธิประโยชน์มากมาย ผมเคยเจอเพื่อนท่านหนึ่งมีสินค้าที่ดีมากอยู่ในมือ เข้าร่วมกิจกรรมกับกรมฯ ทีไร ไม่เคยได้ไปประกวดกับเขาในฐานะผู้เข้ารอบสุดท้าย เนื่องจากตัวเขาเองไม่ได้จดทะเบียนเปิดบริษัทหรือนิติบุคคลใดๆ เลย

ที่เล่ามาทั้งหมดคือเหตุผลในการเปิดบริษัท แต่ในบางครั้ง การเปิดบริษัทอาจจะมีแต่ข้อเสียก็ได้ ซึ่งผมได้แจงรายละเอียดว่ามีข้อเสียยังไงบ้างดังนี้

ต้องทำบัญชีภาษีส่งสรรพากร

การเปิดบริษัทนั้น ถือเป็นนิติบุคคลอย่างหนึ่ง ซึ่งนิติบุคคลนี้ก็มีหน้าที่ตามกฏหมายว่าต้องยื่นภาษีรายได้นิติบุคคลซึ่งต้องยื่นเป็นประจำทุกปี เสมือนเป็นการเพิ่มงานให้ท่านอีกต่อหนึ่ง (นอกจากยื่นภาษีบุคคลธรรมดาของท่านเองแล้ว) บางท่านก็อาจจะคิดว่าจ้างบริษัทรับทำบัญชี หรือจ้างนักบัญชีมาช่วยอีกแรงก็ไม่น่าจะมีปัญหาอะไร โดยความเห็นส่วนตัวของผม หากท่านทำบริษัทขนาดเล็กและมีกำลังคนไม่พอ ท่านควรจ้างสำนักบัญชีเพื่อช่วยลดเวลาและพึ่งพาความชำนาญจากสำนักบัญชีเหล่านี้ อย่างไรก็ตามหากท่านจ้างเขาแล้ว ยังต้องหมั่นตรวจสอบ หากทำไม่เป็นก็ต้องศึกษาเพิ่มเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการผิดพลาดได้ เพื่อนผมคนหนึ่งเปิดบริษัทและจ้างสำนักงานบัญชีข้างนอก ปรากฏว่าทำงานทั้งปีไม่เคยต้องส่งบิลให้เค้าเลย ใช้วิธีรวบยอดส่งบิลและทำงบทีเดียวทั้งปี สิ่งที่แย่ก็คือสำนักงานบัญชีนั้นไม่ได้ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มหรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย ทำให้ถูกปรับเงินเป็นจำนวนมากอีกด้วย

ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นหลังการเปิดบริษัทมีสูง

ในกรณีที่เราเปิดบริษัท เราต้องมีผู้ได้รับอนุญาตทำบัญชี (นักบัญชี) และต้องมีผู้ตรวจสอบบัญชีได้รับอนุญาต เพื่อคอยตรวจสอบอีกทอดหนึ่ง ค่าใช้จ่ายอย่างบัญชีที่พอไว้ใจได้หน่อยก็ประมาณเดือนละ 2,000 บาท ค่าผู้ตรวจสอบปีละ 10,000 บาท รวมเป็นเงินคร่าวๆ ที่ต้องเตรียมไว้เกือบ 40,000 บาทต่อปี นอกจากนี้ยังมีค่าโสหุ้ยต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ รวมถึงเงินเดือนพนักงาน ค่าจ้างต่างๆ อีกด้วย

ยอดขายน้อยเกินไป

การเปิดบริษัทคือการรวมเงินของกลุ่มคน ดังนั้นบุคคลภายนอกมองว่าบริษัทน่าจะมีศักยภาพในการหารายได้หรือขายสินค้าได้ดีกว่าทำคนเดียว การมียอดขายน้อยเกินไป อาจทำให้ท่านดูไม่ดีในสายตาลูกค้า คู่ค้า สรรพากรหรือแม้แต่ธนาคาร ซึ่งจะนำไปสู่ชื่อเสียงหรือเครดิตที่ไม่ดีในอนาคตได้ สำหรับบางท่านที่มีปัญหาเช่น บังเอิญอยู่ดีๆ มียอดขายแบบไม่คาดฝันเกิดขึ้น โดยลูกค้าของท่านก็ต้องการทำธุรกิจกับบริษัท แต่ยอดขายนั้นไม่ได้สม่ำเสมอพอที่จะทำให้ท่านต้องเปิดบริษัท ท่านอาจจะหาวิธีการอื่นๆ เช่น ยืมชื่อบริษัทจากบุคคลอื่นที่ไว้ใจได้ ในการทำธุรกรรมนั้นๆ โดยให้ลูกค้าของท่านไปซื้อสินค้าจากบริษัทอื่นและจ่ายผลตอบแทนให้ท่านเป็นค่าคอมมิชชั่นแทน เป็นต้น

ธุรกิจของท่านอาจจะได้ประโยชน์ทางภาษีไม่มากพอ

ท่านอาจจะเปิดบริษัทขึ้นมาเพื่อผลประโยชน์ทางภาษี เช่น ให้บริษัทรับเงินแทนที่จะเป็นในนามบุคคลธรรมดา เนื่องจากบริษัทจะได้สิทธิหักค่าใช้จ่ายก่อนเสียภาษี แต่ในบางครั้งอาจจะไม่มีประโยชน์ใดๆ หากสุดท้ายแล้วภาษีที่ท่านประหยัดได้เทียบกับค่าใช้จ่ายและค่าเสียเวลาในการทำธุรกรรมไม่ได้เลย

เลิกยาก

การเปิดบริษัทถือเป็นการประกาศให้โลกรู้ว่าเราตั้งใจทำธุรกิจแบบจริงจัง การเลิกทำบริษัทก็ถือเป็นเรื่องใหญ่เลยทีเดียว ก่อนจะปิดบริษัทได้นั้น ท่านต้องยื่นงบเปล่า (งบการเงินที่ไม่มีรายได้หรือค่าใช้จ่าย) อย่างน้อย 5 ปี (ถ้าผมจำไม่ผิด) เพื่อเป็นการยืนยันต่อสรรพากรว่าบริษัทของท่านจะไม่ดำเนินการต่อแล้ว ทั้งนี้เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกเกิดความเสียหาย กรณีไม่สามารถติดตามหนี้จากท่านได้อีกด้วย และการยื่นเอกสารในการปิดบริษัท ค่อนข้างก็จุกจิกพอสมควร

สิ่งที่ผมเล่ามาทั้งหมดเป็นเหตุผลเพื่อเตือนให้ท่านอย่าเปิดบริษัทแบบไม่จำเป็น หากผมไม่สามารถทัดทานการตัดสินใจของท่านได้ ตัดสินใจได้แล้วว่ายังไงก็ต้องเปิดบริษัท

+++

สิ่งที่ต้องเตรียมพร้อมก่อนเปิดบริษัท

วันนี้ขอเล่าต่อจากสองตอนที่แล้วที่ผมได้เล่าถึงเรื่องเหตุผลที่ท่านควรและไม่ควรเปิดบริษัทนะครับ สำหรับท่านที่ตัดสินใจจะเปิดบริษัทแล้ว ท่านต้องเตรียมตัวอะไรบ้าง เราไปดูรายละเอียดกัน

ตั้งชื่อบริษัท

สิ่งที่ต้องเตรียมอันดับแรกคือชื่อบริษัท การเปิดบริษัทนั้น ทางราชการได้มีข้อห้ามชัดเจนว่าไม่สามารถจดชื่อซ้ำหรือคล้ายคลึงกันจนทำให้ผู้อื่นเข้าใจผิดได้ ตัวอย่างเช่น ผมอยากเปิดบริษัท เยสคลับ จำกัด แต่กลายเป็นว่ามีบริษัท ที่ตั้งขึ้นอยู่แล้วใช้ชื่อว่า เยสครับ จำกัด ก็ไม่สามารถทำได้ เพราะอาจจะทำให้คนอื่นเข้าใจผิดได้ครับ

วิธีการตั้งชื่อบริษัทที่ดีคือต้องดูหลายอย่าง อย่างแรกบริษัทเราตั้งขึ้นมาเพื่อทำอะไร ขายสินค้าประเภทไหน สมมติว่าท่านต้องการจะขายอาหาร อาจจะมีคำที่สื่อถึงอาหารเพื่อให้ลูกค้าหรือบุคคลทั่วไปเข้าใจได้ง่ายว่าท่านทำอะไร บางท่านก็มองเผื่ออนาคตว่าอาจจะไม่ได้ขายเฉพาะอาหาร ก็สามารถตั้งชื่อแบบกลางๆ ไว้ก่อนก็ได้ครับ การตั้งชื่อนั้นหากมองการณ์ไกลหน่อยก็ดีครับ เช่น ชื่อนั้นสามารถอ่านหรือสะกดเป็นภาษาอังกฤษได้เข้าใจง่าย กรณีทับศัพท์หรือทำเวบไซต์ครับ นอกจากนี้บางท่าน (รวมถึงกระผมด้วย) ก็ใช้โหราศาสตร์ ในการตัดสินใจตั้งชื่ออีกด้วย มันก็ไม่มีอะไรเสียหายไม่ใช่เหรอครับ

การเปิดบริษัทนั้นตามกฏหมายกำหนดให้ต้องมีผู้ถือหุ้นอย่างน้อย 3 คนชึ้นไป โดยไม่จำกัดว่าจะมีการลงทุนในหุ้นขั้นต่ำของแต่ละคนเป็นเท่าไหร่ กรณีที่ท่านร่วมหุ้นกับเพื่อนก็ไม่น่าจะมีปัญหาอะไร แต่ในกรณีที่ท่านทำธุรกิจคนเดียวจริงๆ จะทำยังไง ผมเองก็เปิดบริษัทโดย